Contexte
On appelle « Système d’impression » l’ensemble des moyens matériels (imprimantes, fax, copieurs, papier, encre…) mis à disposition des agents afin de leur permettre de matérialiser une information. Il s’agit d’un poste budgétaire important à l’empreinte environnementale forte.
Les chiffres clés de l’ensemble du système d’impression du Conseil général des Yvelines ont été les suivants en 2011 :
– une dépense évaluée à 930 000 Euros environ (cumul des dépenses de location ou achats de matériels, d’achat d’encre et de papier ainsi que la maintenance)
– une consommation de 81 tonnes de papier qui équivaut à la consommation de 2 153 m³ d’eau, de 333 Mwh d’énergie électrique, à la production de 244 m³ de déchets et à l’émission de 29 tonnes de gaz à effet de serre
Le projet OSIRIS doit permettre d’optimiser l’organisation du système d’impression du Conseil général, qui regroupe à ce jour 250 copieurs et 1 500 imprimantes (de 104 modèles différents), en mutualisant des ressources, rationalisant les comportements d’impression, etc. et à adopter une future « Politique d’impression » qui définira les bonnes pratiques à mettre en œuvre.
Il doit ainsi permettre de réduire l’empreinte écologique et économique de la fonction d’impression :
– par une meilleure maîtrise des budgets d’impression et de reproduction de documents
– par l’optimisation de la distribution et de l’utilisation des équipements
– par l’assurance d’une meilleure qualité et continuité de service par le déploiement de moins de machines mais plus performantes et plus fiables
– par l’invitation faite aux agents d’adopter des pratiques d’impression moins consommatrices de ressources et donc plus respectueuses de l’environnement
Présentation du projet
Le projet OSIRIS concerne l’ensemble des services et sites du Conseil général.
La démarche mise en œuvre est la suivante :
Au niveau de la collectivité
– déploiement du logiciel « Print Audit », édité par « Print Audit France », pour analyser les pratiques d’impression. Le logiciel a deux fonctions. La première est d’analyser le flux d’impression (dire ce qui est imprimé, comment, sur quelle machine, pour quels volumes). La seconde est de déployer la politique d’impression (les règles validées par la collectivité) et d’inciter les agents à la respecter (par exemple en réduisant l’usage de la couleur ou des impressions en grande quantité)
– définition de la « Politique d’impression » : ensemble des règles et usages s’imposant à tous les agents. Rédigée par le groupe Projet (avec ou sans l’aide d’un prestataire), elle sera validée par un Comité de pilotage puis présentée aux agents pour application
– rédaction d’un guide des bonnes pratiques pour vulgariser les meilleurs comportements visant à réduire le besoin d’imprimer
– acquisition progressive d’un nouveau parc matériel associant performance, richesse fonctionnelle et moindre coût d’exploitation
– mise en place d’un système de « gouvernance » de la fonction Impression par le Conseil général qui sera chargé de suivre l’évolution des pratiques et coûts d’impression, de suggérer des actions particulières de formation ou d’accompagnement, d’assurer le reporting des bénéfices à l’avantage de la Collectivité, etc.
Au niveau de chaque site du Conseil général
– collecte des plans architecturaux du site audité pour permettre une étude d’organisation spatiale, c’est-à-dire exprimer des recommandations sur la meilleure localisation des dispositifs d’impression dans un site donné. Une réflexion sur la distribution spatiale des moyens d’impression permet en effet de définir des modalités de rationalisation / mutualisation de ces équipements et, in fine, de réduire le nombre de machines nécessaires (donc la consommation d’énergie et de papier, la production de déchets, etc…)
– réalisation d’une étude fonctionnelle des équipements distribués (identification des services d’impression offerts par chaque machine)
– étude et analyse des pratiques d’impression
– interview d’un échantillon d’agents
– expression de recommandations relatives à la localisation des équipements, aux types de services d’impression à offrir aux différents profils d’utilisateurs identifiés. Ces préconisations trouvent motifs dans l’audit préalablement réalisé et tendent vers l’amélioration continue du process d’impression : mieux imprimer au moindre coût…)
– déploiement des nouveaux équipements
– formation des agents (utilisation des matériels, responsabilisation, etc.). Il s’agira de former les agents à de nouvelles pratiques d’impression (promouvoir l’impression « utile », responsabiliser l’agent sur les impacts économiques et écologiques de l’impression) mais aussi de les former à une utilisation optimale des nouveaux équipements d’impression
Témoignage
Jean-Luc Forêt, Conseil général des Yvelines, Direction des Systèmes d’Information, Pôle Etudes et Solutions, Responsable des projets “Green-IT” (TIC et empreinte écologique)
Pourquoi le nom de “Osiris” ?
« D’abord parce qu’il est facile à mémoriser et à prononcer, parce qu’il évoque le bonheur du voyage : l’Egypte antique, ses papyrus, ses rouleaux manuscrits (qui équivalent à notre système d’impression d’aujourd’hui). Ensuite parce que les lettres de cet acronyme portent les valeurs du projet :
– le “R” est l’initiale de “Responsable” : l’impression responsable est l’impression réfléchie et utile, l’impression du juste nécessaire
– le “I” vient du mot “Innovant” : nous allons remplacer à moyen terme nos imprimantes vétustes par des équipements performants, peu énergivores, peu coûteux en exploitation, plus respectueux de l’environnement (moins de déchets toxiques, davantage de recyclabilité)
– le “S” signifie “Solidaire” : nous voulons insister sur le besoin de mutualiser les matériels à l’achat et à l’usage, promouvoir la notion de partage d’une ressource »
Est-ce un projet difficile ?
« Peut-être. Ambitieux : certainement. Il s’agit tout de même d’inviter 3 000 utilisateurs à revisiter leur relation au document imprimé, à les convaincre de l’intérêt écologique et économique qu’il y a à imprimer moins et différemment. »
Optimiste ?
« Parfaitement ! Osiris valorise chaque agent dans sa qualité d’acteur éco-responsable, à l’image de sa collectivité ! »
Bilan environnemental
– une économie d’énergie allant de 86 000 à 240 000 Kwh (environ)
– une économie de papier allant de 740 000 à 4 000 000 feuilles (environ)
Bilan économique (3 scénarii étudiés)
Économie de 457 000 à 1 477 000 € (sur 4 ans)
